סעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), קובע הוראות בדבר תקופת השמירה של מערכת החשבונות וכן של מסמכים אחרים שברשות הנישום, אמצעי האחסון ומקום שמירתם.

כללי שמירת מערכת החשבונות שחובה לנהל עפ”י התקנות

את מערכת החשבונות חובה לשמור במשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, הכל לפי המאוחר.

דוגמה לגבי שנת המס 2006

המקרה              שנת המס        יום הגשת הדוח         יום סיום חובת השמירה

א’                     2006             30.6.2007              31.12.2013

ב’                     2006             31.3.2008              31.3.2014

כללי שמירת מסמכים אחרים שברשות הנישום (אין חובה בתקנות לנהלם)

מדובר במסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי הוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממערכת החשבונות (כמפורט בסעיף 25 בהוראות).

מסמכים אלה הם: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ההוראות, ואשר נוהלו בין מרצון ובין מכוח דין אחר.

מסמכים אלה חובה לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנת מס שאליה הם מתייחסים.

דוגמה לגבי שנות המס 2010-2009

המקרה              שנת המס        יום הגשת הדוח         יום סיום חובת השמירה

א’                     2008             31.1.2011              31.1.2014

ב’                     2009             31.3.2011              31.3.2014

כללים נוספים

יצוין שההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק שצוין בדין וחשבון השנתי על הכנסות (מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים, עיון בהם או הצגתם או לשם מסירת עדות). מי שמחזיק את ספריו שלא במען חייב להודיע על כך לפקיד השומה.

ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מאפשרות לשומרם על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, בתנאי שניתן להפיק מהם פלט מודפס, או לשמרם בצורת העתק צילומי ממוזער (מיקרופיש) אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים (על פי המפורט בנספח ד’ לסעיף 36 בהוראות לניהול פנקסים).

המפורסם באתר זה מובא באופן כללי, תמציתי ולתשומת לב. אין להסתמך עליו מבלי לקבל חוות דעת מקצועית נוספת.