תקופת השמירה על מערכת החשבונות ומסמכים אחרים

סעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), קובע הוראות בדבר תקופת השמירה של מערכת החשבונות וכן של מסמכים אחרים שנוהלו ברשות ובהתנדבות מטעם הנישום; אמצעי האחסון ומקום שמירתם.

להלן כללי השמירה:

מערכת החשבונות שחובה לנהל (כמפורט להלן)

את מערכת החשבונות חובה לשמור במשך 7 שנים (לפי הלוח הגרגוריאני) מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, הכל לפי המאוחר.

דוגמה לגבי שנת המס 2003

המקרה   שנת המס        יום הגשת הדוח     יום סיום חובת השמירה

א’           2003              30.6.2004              31.12.2010

ב’           2003              31.3.2005              31.3.2011

מסמכים אחרים שברשות (כמפורט להלן)

מסמכים אלה חובה לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנת מס שאליה הם מתייחסים.

דוגמה לגבי שנות המס 2006- 2007.

המקרה   שנת המס        יום הגשת הדוח     יום סיום חובת השמירה

א’           2006              31.1.2008              31.1.2011

ב’           2007              31.3.2008              31.3.2011

הגדרת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים לעניין תקופת השמירה

1. מערכת החשבונות שחובה לנהל כוללת:

1.1. את כל ספרי החשבון (לרבות כרטסת חשבונות) ותיעוד (תיעוד פנים ותיעוד חוץ), לרבות מערכת חשבונות ממוחשבת – שחובה לנהל על פי הוראות התוספת הספציפית לניהול פנקסים, החלה על עסק/משלח יד.

מערכת החשבונות הממוחשבת כוללת גם את התוכנה, טבלאות העזר (כגון טבלאות לתרגום שערי מטבע, טבלאות לניכוי במקור וכו’) ואמצעי אחסון ממוחשבים (כגון – סרטים מגנטים, תקליטורים, דיסקים אופטיים וכו’).

1.2. מסמכים נוספים שלגביהם נקבע בהוראות שיש לשמרם יחד עם מערכת החשבונות, כגון: העתקים או ספחים של דוחות תקופתיים למס ערך מוסף; העתקי חשבונות שנתקבלו מהבנק לגבי תקבולים שלא נרשמו בספר קופה, מאחר שהופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו; הוראה דומה קיימת לגבי ספר תקבולים ותשלומים, וכן מסמכים מסוימים שנערכו ע”י קבלנים, סוחרי מקרקעין ורופאים.

2. מסמכים אחרים (מסמכים שברשות) כוללים:

מסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי הוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממערכת החשבונות, (כמפורט בסעיף 25 בהוראות).

מסמכים אלה הם: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ההוראות, ואשר נוהלו בין מרצון ובין מכוח דין אחר.

3. מסמכים מיוחדים:

בטרם השמדת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים שברשות, כאמור לעיל, ראוי לשקול ולבדוק אם לא רצוי לשמור בעסק מעבר לתקופות שלעיל, מסמכים מסוימים אשר עשויים להידרש בעתיד, גם מטעמים שאינם קשורים לדיני המס, כגון – מסמכים על רכישת נכסים, חוזי שכירות, הסכמים והתקשרויות לטווח ארוך, מסמכים הקשורים בתנאי עבודה ושכר עובדים ועוד.

כללים נוספים

יצוין שההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק שצוין בדין וחשבון השנתי על הכנסות (מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים, עיון בהם או הצגתם או לשם מסירת עדות). מי שמחזיק את ספריו שלא במען חייב להודיע על כך לפקיד השומה.

ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מאפשרות לשומרם על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, בתנאי שניתן להפיק מהם פלט מודפס, או לשמרם בצורת העתק צילומי ממוזער (מיקרופיש) אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים .