מאמר זה יציג וישווה גישות שונות בדיווח כספי בבית הספר בניהול עצמי. הגישות ינותחו בראי המשתמשים השונים: הנהלת בית הספר, ההורים, אגפי ומחלקות החינוך ברשות המקומית. ינותחו סוגי פתרונות תוכנה שונים כמענה לצרכי הדיווח והבקרה השונים.

המחבר: אלישע סער, רואה חשבון

מיהם צרכני מידע?

מערכות הדיווח הכספי בבתי הספר בניהול עצמי משרתות מגוון רחב ביותר של צרכני מידע וגופים מבקרים:

• הנהלת בית הספר
• הורים
• רשות מקומית
• משרד החינוך
• רשויות מס
• גופים מבקרים אחרים – רואי חשבון, מבקרי פנים
• גופים מתקצבים אחרים.

כאמור, מאמר זה יתמקד בצרכני הדוחות הבאים : הנהלות בתי הספר, ההורים ואגפי החינוך ברשויות המקומיות. כאן המקום לציין שתוכנות המדף לניהול מערכות כספיות בבתי הספר נותנות מענה טוב לצרכי הדיווח לרשויות המס, משרד החינוך וגופים מבקרים אחרים.

אינדקס החשבונות – בסיס לצרכי הדיווח

על מערכת המידע וממשקיה לענות לצרכים השונים של בית הספר ושל מחלקת החינוך ברשות המקומית. הדגשים לעיתים שונים ואף מנוגדים. מערכת המידע צריכה אף לענות על דרישות רגולציה הבאות לידי ביטוי בחוזר מנכ”ל ארגון ומנהל תשלומי הורים ובתקנות בדבר הפרדת חשבונות הורים.

לב מערכת הדיווח הוא אינדקס החשבונות הכולל בעיקר: סעיפי הכנסות , סעיפי הוצאות, חשבונות בנק, חשבונות ספקים ונותני שירותים. תכנון ובניית אינדקס החשבונות הוא שלב הכרחי וקריטי ביצירת בסיס למערכת אפקטיבית לדיווח ובקרה.

לכל אחד מצרכני המידע דגשים וצרכים שונים. ניתוח הצרכים ויחסי הגומלין בניהם יסייע לקביעת אינדקס חשבונות אופטימאלי.

בטבלה הבאה מרוכזים סעיפי דיווח ודגשים עיקריים מול צרכני המידע השונים.

אין כל התנגשות בין צרכי הנהלת בית הספר לצרכי ההורים, לעומת זאת קיימת התנגשות בין צרכי הנהלת בית הספר לצרכי מחלקת החינוך ברשות המקומית.

בית הספר אינו רואה לנגד עיניו את צרכי הרשות המקומית המתקצבת את פעילות הניהול העצמי. בית הספר ישאף לגמישות בקביעת אינדקס החשבונות ואף ישמח לקבל גישה חופשית לפתיחת סעיפים באינדקס זה.

רשויות מקומיות שהתירו לבתי ספר לשלוט באופן עצמאי באינדקס נתקלו עד מהרה בבעיות קשות. איסוף מידע, הבנתו והשוואתו לבתי הספר אחרים הפכו לקשים ומסורבלים. לעיתים אף לא ניתן להשוות בין שתי שנות פעילות באותו בית הספר.

המסקנה היא שיש לקבוע אינדקס אחיד לכלל בתי הספר ברשות המקומית. תוכנות הניהול הכספי צריכות לאפשר הרחבות ספציפיות לבתי הספר ברמת פירוט של סעיפי משנה לסעיפי אינדקס ראשיים.

ניתן לתכנן את האינדקס הבית ספרי כך שיתקבלו דיווחים בחתך פעילויות שכבתי, חתך שכבתי כולל וחתך פעילויות בית ספרי.

דוגמאות לחתכים  –

• חתך פעילויות שכבתי  – הכנסות והוצאות טיולים כיתה ט’, הכנסות והוצאות סל תרבות כיתה י”ב.
• חתך שכבתי – הכנסות והוצאות שכבה ט’.
• חתך פעילות בית ספרי – הכנסות והוצאות סל תרבות לכלל בית הספר.

הפרדת פעילות ההורים יכולה להתבצע בשתי גישות:

• מערכת כספית אחת עם שני חשבונות בנק וסעיפי אינדקס נפרדים.
• שתי מערכות דיווח נפרדות עם אינדקס נפרד.

תהליך קביעת אינדקס אחיד והטמעתו בבתי הספר

הנהגת אינדקס חשבונות אחיד בבתי הספר איננו צעד מחשובי / חשבונאי בלבד – מדובר בשינוי ארגוני. שינוי זה יכול להיתפס כמאיים על מזכירות ומנהלני בתי הספר. ניסיון עבר מצביע על מספר מפתחות ועקרונות להצלחת התהליך:

1. יש להתחיל בתהליך מספר חודשים לפני שנת הלימודים. (רצוי לפני פסח)
2. השוואת מערכות אינדקס החשבונות הקיימות בבתי הספר השונים.
3. אפיון הפעילויות השונות בבתי הספר לאיתור צרכים, המשותף והשונה בין בתי הספר, שיטות גבייה בבתי הספר (המחאות, הוראות קבע, כרטיסי אשראי).
4. פגישות עם הנהלות בתי ספר (2-3 בתי ספר).
5. אפיון צרכי הבקרה והדיווח של מחלקת החינוך.
6. קביעת שיטת המעבר: מערכות כספיות חדשות או המשך מערכת קיימת והטמעת אינדקס חדש בתוכה.
7. קביעת אינדקס רחב מדי תכשיל את מטרות השינוי.
8. הדרכה וליווי לבתי הספר.
9. מחלקת החינוך משרתת את בתי הספר ומפקחת עליהם: המהלך אמור לצמצם “תעבורת” דוחות בין בתי הספר למחלקת החינוך.
10. בחודשים הראשונים בשנת השינוי יש לתת מענה שוטף לבעיות שיעלו מבתי הספר.

פתרונות תוכנה וחומרה שונים

לאחר קביעת אינדקס חשבונות אחיד בבתי הספר יכולה מחלקת החינוך לקבל מידע לשימושה. כאן המקום להדגיש כי מהלך זה הוא “פעילות רקע” שלא תפריע או תורגש בבית הספר.

בטבלה הקודמת ניתן לראות כי ממשק מחלקת החינוך הוא קריאה, תדירות השימוש בו תקופתית. צרכי הממשק הם: דוחות ובקרה ברמת בית הספר, השוואה וקיבוץ נתונים בכלל בתי הספר. העיבודים הדרושים למחלקת החינוך יכולים להתבצע בתוכנות מדף כגון אקסל ואקסס, או בתוכנת מסד הנתונים המשמשת את בתי הספר. עיבוד הנתונים יהיה בממשק דוחות ניהולי נפרד אותו יש לאפיין ולפתח.

בחירת הפתרון תלויה בהערכות המחשוב וקווי התקשורת החיצוניים בבתי הספר. הערכות זו תלויה במשאבים של כל רשות ורשות.

ישנן שתי אפשרויות עיקריות שיוסברו להלן:

תוכנות הניהול הכספי מותקנות ברשת המקומית בבית הספר

בבית הספר תוכנה מותקנת ברשת המקומית. ניתן להתחבר חיצונית לבית הספר לשם מתן שירות ואחזקה לתוכנה. במקרה זה ייבוא הנתונים למחלקת החינוך ייעשה בדרך של העברת גיבוי מסד הנתונים (על גבי מדיה מגנטית או בחיבור מרחוק). ניתן גם להתחבר ולייבא דוחות גולמיים חלקיים.

חיסרון גישה זו הוא כי עדכון אינדקס צריך להיעשות במקביל בכל בית ספר לחוד. חיסרון זה יורגש בעיקר בשנה הראשונה להטמעת האינדקס. חיסרון נוסף הוא סרבול מסוים ביבוא הנתונים. ככל שתדירות יבוא הנתונים גבוהה יותר החיסרון משמעותי יותר. ניתן ליצור מערכת אוטומטית לגיבוי מרחוק שתהפוך את נתוני בית הספר זמינים למחלקת החינוך בתדירות שבועית או יומית.

תוכנת הניהול הכספי מותקנת בשרת מרוחק

מצב זה ידוע בשם Terminal Server. התוכנה מותקנת בשרת מרוחק. כל בתי הספר והמשתמשים הנוספים מחוברים באמצעות קו מאובטח לאותו שרת. אין צורך להתקין בבית הספר את התוכנה. מחלקת החינוך מחוברת אף היא לאותו שרת. מחלקת החינוך איננה צריכה לייבא נתונים כי אם להגדיר דוחות ולהפיקם ישירות מתוך המערכת. ניתן לדרוש ולקבל ממשק דוחות לתוכנת אקסל על מנת לערוך עיבודים נוספים לפי הצורך. יתרון נוסף הוא עדכון אינדקס במהלך אחד עבור כלל בתי הספר.

האפשרות הראשונה זולה יותר. בראיה ארוכת טווח של הרשות המקומית יש יתרונות לאפשרות השנייה. הערך המוסף המשמעותי לעבודה בשרת מרוחק יבוא לידי ביטוי כאשר תיערך אינטגרציה בין הנתונים הכספיים במחשבי הרשות המקומית לבין הנתונים הכספיים בבתי הספר. לצורך זה יש לבחור תוכנת מסד נתונים שיכולה להתממשק בקלות למסד הנתונים ברשות המקומית.

דיווח כספי בית ספרי כולל

הדוחות הכספיים של בתי הספר משקפים חלק קטן מהיקף הפעילות הריאלי של בתי הספר. עיקר התשומות בא לידי ביטוי בתקציבי שעות הוראה ופעולות עירוניים, ותקציבי שעות הוראה ממשלתיים בחינוך היסודי. השוואה אמיתית בין בתי הספר מחייבת איגום כלל התקציבים.

יצירת ממשק ניהול ובקרה למחלקת החינוך הוא בסיס לאיגום כלל נתוני התקציבים והפעילויות בבית הספר. ממשק ניהול זה יהווה כלי רב עוצמה למנהלי אגפי ומחלקות החינוך.

על הכותב: אלישע סער, רו”ח יו”ר הנהלת אליוט גרופ ישראל – קבוצת משרדי רואי חשבון עצמאיים בישראל.