תקופת השמירה על מערכת החשבונות ומסמכים אחרים
מערכת האתר | |
תקופת השמירה על מערכת החשבונות ומסמכים אחרים סעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), קובע הוראות בדבר תקופת השמירה של מערכת החשבונות וכן של מסמכים אחרים שברשות הנישום, אמצעי האחסון ומקום שמירתם. כללי שמירת מערכת החשבונות שחובה לנהל עפ”י התקנות (כמפורט להלן) את מערכת החשבונות חובה לשמור במשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, הכל לפי המאוחר. דוגמה לגבי שנת המס 2005 המקרה שנת המס יום הגשת הדוח יום סיום חובת השמירה א’ 2005 30.6.2006 31.12.2012 ב’ 2005 31.3.2007 31.3.2013 כללי שמירת מסמכים אחרים שברשות הנישום (אין חובה בתקנות לנהלם) מסמכים אלה חובה לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנת מס שאליה הם מתייחסים. דוגמה לגבי שנות המס 2008-2009 המקרה שנת המס יום הגשת הדוח יום סיום חובת השמירה א’ 2008 31.1.2010 31.1.2013 ב’ 2009 31.3.2010 31.3.2013 הגדרת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים לעניין תקופת השמירה
מערכת החשבונות הממוחשבת כוללת גם את התוכנה, טבלאות העזר (כגון טבלאות לתרגום שערי מטבע, טבלאות לניכוי במקור וכו’) ואמצעי אחסון ממוחשבים (כגון – סרטים מגנטים, תקליטורים, דיסקים אופטיים וכו’).
מסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי הוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממערכת החשבונות (כמפורט בסעיף 25 בהוראות). מסמכים אלה הם: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ההוראות, ואשר נוהלו בין מרצון ובין מכוח דין אחר.
בטרם השמדת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים שברשות, כאמור לעיל, ראוי לשקול ולבדוק אם לא רצוי לשמור בעסק מעבר לתקופות שלעיל, מסמכים מסוימים אשר עשויים להידרש בעתיד, גם מטעמים שאינם קשורים לדיני המס, כגון – מסמכים על רכישת נכסים, חוזי שכירות, הסכמים והתקשרויות לטווח ארוך, מסמכים הקשורים בתנאי עבודה ושכר עובדים ועוד. כללים נוספים יצוין שההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק שצוין בדין וחשבון השנתי על הכנסות (מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים, עיון בהם או הצגתם או לשם מסירת עדות). מי שמחזיק את ספריו שלא במען חייב להודיע על כך לפקיד השומה. ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מאפשרות לשומרם על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, בתנאי שניתן להפיק מהם פלט מודפס, או לשמרם בצורת העתק צילומי ממוזער (מיקרופיש) אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים (על פי המפורט בנספח ד’ לסעיף 36 בהוראות לניהול פנקסים). המפורסם באתר זה מובא באופן כללי, תמציתי ולתשומת לב. אין להסתמך עליו מבלי לקבל חוות דעת מקצועית נוספת. |